Vanwege de F-gassenverordening van de EU en de BRL100-richtlijnen van Rijkswaterstaat is het verplicht om een koudemiddelenadministratie bij te houden. Dit betreft onder andere de inkoop en uitgave (bij wie en hoeveel) maar kan, afhankelijk van de installatie, ook over het beheer en onderhoud gaan. De administratie kan op papier of in een Excel-file worden bijgehouden. Een andere optie is een softwarepakket dat er speciaal voor is ontwikkeld.